Quando se trata de gerenciar o seu e-mail, o Gmail é facilmente um dos instrumentos mais eficientes dos disponíveis atualmente. Ao longo dos anos, o Google reforçou a sua abordagem única e desenvolveu recursos maiores e melhores para o seu serviço.
O resultado, no entanto, pode ser assustador. Quais, dentre tantas opções do programa, você realmente precisa? Aqui estão sete dicas para utilizar as melhores.
1. Mostre apenas seus marcadores favoritos
Etiquetas permitem atribuir várias categorias a uma única mensagem no Gmail. Por exemplo, ao ler um e-mail do seu parceiro sobre o planejamento do próximo encontro familiar, você pode usar o ícone na parte superior para criar um marcador com o nome "Família". Em seguida, outro chamado "Acompanhamento". Mais tarde, você pode clicar no rótulo Família para filtrar todas as outras mensagens, ou clicar no Acompanhar para mensagens que precisam de um trabalho extra para serem respondidas.
Se você utilizar certos rótulos mais frequentemente que os outros, você pode escolher qual deles deseja exibir na barra lateral do Gmail. Vá para o menu da engrenagem no canto superior direito, depois clique em Configurações e, em seguida, em Marcadores (na aba localizada na parte superior). Ao lado de cada Marcadores do Sistema e quaisquer outros adicionais que você criou, você poderá ver as opções para mostrar e ocultar.
2. Use filtros para classificar as mensagens importantes
Os filtros são uma ótima maneira de classificar automaticamente mensagens com base em vários atributos, como o endereço do remetente, se a mensagem inclui anexos, e se palavras-chave aparecem no assunto ou no corpo do e-mail. Se você pertence a um monte de listas de e-mails ou fóruns, ou você tem um tio que não consegue parar de encaminhamento de fotos de gato e correntes, os filtros são a melhor arma para ajudar você a lutar em suas batalhas organizacionais.
Para configurar um filtro, vá para o menu da engrenagem, clique em Configurações e em Filtros. Selecione Criar um novo filtro na parte inferior. Você terá a opção de inserir critérios, bem como realizar testes para verificar se o filtro está funcionando e coletando as mensagens certas.
Por exemplo, para lidar com muitas mensagens de seu tio, crie um filtro com o endereço de e-mail dele no campo (digamos, uncle@example.com) e clique em Criar filtro com esta pesquisa. Na janela seguinte, escolha a sua ação, você pode atribuir um rótulo e arquivar as mensagens para poupar sua caixa de entrada ou, se você sinceramente não vai chegar lê-las, mande-as direto para o lixo e livre-se da culpa.
Você também pode criar filtros diretamente de uma mensagem que você está lendo. Clique no triângulo invertido ao lado da seta de resposta e no menu dropdown que aparece, escolha Filtrar mensagens como esta.
3. Personalize sua caixa de entrada
O Gmail oferece algumas maneiras diferentes de organizar sua caixa de entrada, com uma útil Caixa de Entrada Prioritária. Passe o mouse sobre o rótulo Caixa de Entrada no topo da barra lateral e clique na seta invertida que aparece ao lado. No menu, escolha a Caixa Prioritária. Sua caixa de entrada vai se quebrar em três seções: Importantes, Com estrela, e Todo o resto.
Marque as mensagens como importantes (usando o botão próximo do assunto) para ensinar o Gmail que aqueles temas e os remetentes devem receber tratamento VIP. A diferença entre marcar uma mensagem como importante ou estrelada é que, uma vez que você ler uma mensagem, ela desaparece da lista importante. Marcar uma mensagem com estrela é como colocar uma tachinha no seu mural - a mensagem só desaparece depois de remover a estrela.
Você também pode personalizar a forma como se comportam essas seções passando o mouse sobre seus nomes e clicando na seta invertida que aparece ao direito delas. Por exemplo, você pode fazer uma seção nova caixa de entrada para exibir as últimas cinco mensagens não lidas com o rótulo que captura todos as suas notificações de fóruns favoritos, ou para o marcador que você utiliza para designar as mensagens de familiares e amigos queridos.
4. Expandir suas estrelas
Mensagens com estrelas (no Apple Mail equivale a uma mensagem sinalizada e é representado por uma pequena bandeira colorida) provou ser uma ferramenta tão útil para marcar mensagens importantes, que o Google decidiu expandir as formas e cores que você pode usar.
Vá para o menu da engrenagem >> Configurações >> Geral, e role a página para ver todas as opções de sua estrela. Dependendo de como você trabalha e as cores que chamam a sua atenção, escolhas, incluindo estrelas roxas, setas laranja, marcas de seleção verdes, Caixas roxas "?" , e muito mais.
5. Habilite a autenticação de dois fatores. Sério.
Pense nisso como um reforço para a sua experiência no Gmail. A autenticação de dois fatores significa que a qualquer momento alguém (incluindo você) tenta acessar sua conta a partir de um novo dispositivo, o Google vai enviar um pin para você por meio de um outro dispositivo que você tenha especificado, como seu celular, antes de conceder o acesso.
Para saber mais sobre como configurar a autenticação de dois fatores - não apenas no seu Gmail, mas também nas redes sociais mais utilizadas - veja nossa matéria especial clicandoaqui. E eu não vou te culpar se você largar tudo, incluindo este artigo, para ler atentamente as explicações e configurá-las.
6. Use os Círculos do Google+ para organizar seu e-mail
Se você usa o Google+, e tem sua lista de contatos organizada nos Círculos, aproveite o trabalho que você fez e adicione filtragem de e-mail automática e conveniência organizacional para o Gmail.
O Google integrou os Círculos da rede social no Gmail para que seus contatos trabalhem mais como grupos ou pastas em outros programas de e-mail. Clique em Círculos, na barra lateral do Gmail, para revelar uma lista recolhível. Em seguida, clique em um dos seus círculos para exibir apenas as mensagens de pessoas que estão neles.
7. Vídeo chat no Gmail
Ferramenta Hangouts do Google+, que permite que até 10 pessoas conversem com você por vídeo, colabore em aplicativos e compartilhe telas juntos, veio para o Gmail no mês passado. Isso significa que você pode lançar uma reunião ou colocar alguns amigos juntos no local, sem ter de sair do seu e-mail. Basta clicar no ícone da câmera de vídeo no topo da lista de bate-papo do Gmail para iniciar um Hangout.
